TIPOS DE BASES DE DATOS

Imagínese un tipo de datos de un campo como un conjunto de cualidades que se aplica a todos los valores incluidos en el campo y que determina la clase de datos que pueden ser esos valores. Por ejemplo, los valores almacenados en un campo Texto sólo pueden contener letras, números y un conjunto limitado de caracteres de puntuación. Además, un campo Texto puede contener un máximo de 255 caracteres.

En Access existen diez tipos de datos distintos:

• Datos adjuntos    , como fotos digitales. En cada registro es posible adjuntar varios archivos. Este tipo de datos no estaba disponible en versiones anteriores de Access.
• Autonumeración    Números que se generan automáticamente para cada registro.
• Moneda    Valores monetarios.
• Fecha y hora    Fechas y horas.
• Hipervínculo    Hipervínculos, como direcciones de correo electrónico.
• Memo     Bloques de texto largos y texto que emplean formato de texto. Una utilidad típica de un campo Memo sería una descripción de producto detallada.
• Número    Valores numéricos, como distancias. Tenga en cuenta que hay un tipo de datos independiente para la moneda.
• Objeto OLE    Objetos OLE, como documentos de Word.
• Texto    Valores alfanuméricos breves, como un apellido o una dirección.
• Sí/No     Valores booleanos.

como crear una base de datos

¿QUE ES?

Se le llama base de datos a los bancos de información que contienen datos relativos a diversas temáticas y categorizados de distinta manera, pero que comparten entre sí algún tipo de vínculo o relación que busca ordenarlos y clasificarlos en conjunto.

Una base de datos o banco de datos es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido; una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. Actualmente, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital, siendo este un componente electrónico, por tanto se ha desarrollado y se ofrece un amplio rango de soluciones al problema del almacenamiento de datos.

pasos para elaborar una base de datos con microsoft office access 2007

Para crear una base de datos al iniciar una sesión de Access 2007, los pasos a seguir son:

1. Hacer clic en Base de datos en blanco, de la pantalla de bienvenida o de introducción de MS Access 2007.

1. En el panel lateral derecho de la pantalla de introducción a Access, al hacer clic en Base de datos en blanco, aparecerá el cuadro destinado a crear la base de datos en blanco.

1. El panel de opciones presentado permite establecer la ubicación exacta del archivo que se va a crear y el nombre que va a recibir, si bien Access 2007 por defecto otorga al archivo el nombre Base de datos1.accdb y lo ubica en la carpeta Mis documentos.
2. Pulsar el botón  para acceder al cuadro de diálogo que nos permitirá seleccionar una ubicación distinta y asignar un nombre a la nueva base de datos.

1. Localizar la carpeta a través de la lista desplegable Guardar en y establecer el nombre en el cuadro de texto Nombre de archivo(no es preciso establecer la extensión ya que Access 2007 la asigna automáticamente “.accdb“).
2. Una vez establecidos ambos datos hacer clic en el botón Aceptar.
3. Por último, una vez establecida la ubicación y la denominación de la nueva base de datos, hacer clic en Crear.

1. Cuando creamos una nueva base de datos, al hacer clic en “Crear”, Access 2007 nos posicionará en el objeto tablas y, en concreto, nos aparecerá una primera tabla en la vista hoja de datos, para que comencemos a diseñar el objeto fundamental de Access: las tablas.

Si se quiere crear una base de datos nueva mientras se está ejecutando el programa, hay que seleccionar la opción Nuevo del denominado Botón Office , se abre la pantalla de Introducción de Access 2007 y hacemos clic en Base de datos en blanco.

Hay que tener presente en este caso que no es posible tener abiertos dos bases de datos de Access al mismo tiempo en el mismo programa, por lo cual al crear la nueva base de datos la anterior se cerrará. Si fuese preciso tener abiertas dos bases de datos al mismo tiempo habría que ejecutar dos veces el programa y abrir con cada uno de ellos una base de datos (dos sesiones Access iniciadas).

OBJETIVOS DE BASE DE DATOS

En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Existen programas denominados sistemas gestores de bases de datos, abreviado SGBD, que permiten almacenar y posteriormente acceder a los datos de forma rápida y estructurada. Las propiedades de estos SGBD, así como su utilización y administración, se estudian dentro del ámbito de la informática.

Las aplicaciones más usuales son para la gestión de empresas e instituciones públicas. También son ampliamente utilizadas en entornos científicos con el objeto de almacenar la información experimental.

Aunque las bases de datos pueden contener muchos tipos de datos, algunos de ellos se encuentran protegidos por las leyes de varios países. Por ejemplo, en España los datos personales se encuentran protegidos por la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).

¿PARA QUE SIRVE UNA BASE DE DATOS?

Las bases de datos son utilizadas en infinidad de circunstancias:

Una base de datos permite acomodar ordenar y tener libre acceso de la información, sea cual fuere.

• En los hospitales para catalogar medicamentos, y a los pacientes.
• En la administración para catalogar los diferentes temas a tratar.
• En el gobierno para catalogar los temas y obligaciones a resolver.
• En la escuela para matricular a los alumnos
• En el comercio para controlar la información.

Es muy utilizada por los administradores, quienes entre sus funciones tienen la de ordenar y catalogar al personal, las mercancías, los gastos, los ingresos, etc.

Por ello se encuentran en la eminente necesidad de catalogar los datos para que al ser buscados puedan ser encontrados en forma adecuada.

En los colegios, las bibliotecas se encuentran dotadas de bases de datos simples y sencillas, que permiten a los alumnos y maestros encontrar la información deseada en forma rápida y precisa.

En el comercio, los comerciantes ingresan en una base de datos las entradas y salidas para que en base a esos datos el contador o administrador, resuelva al momento de responder por las obligaciones.